Es el área de la contabilidad que trata del buen uso y control adecuado de los Activos fijos de la empresa con el objeto de evitar pérdidas.
Gracias a la Administración de Activos fijos la empresa puede controlar sus bienes, programar acciones de mantenimiento, reemplazar maquinarias y hasta evitar robos.
¿Qué comprende la Administración de Activos fijos?
Existen diversas tareas involucradas en la administración y control de activos, entre las cuales están:
La actualización de inventarios con todos los datos necesarios y su respectivo código de identificación.
La definición de lapsos de mantenimiento para estimar su costo.
Elaboración de informes mensuales sobre los nuevos activos y las desincorporaciones.
Determinación del valor de la amortización por activo fijo.
Elaboración de los cuadros de Activos fijos según la moneda de curso legal y en divisa.
¿Cuál es la importancia de la Gestión de Activos fijos?
Son diversas las razones para llevar a cabo un buen seguimiento de Activos fijos, entre las cuales están:
Permite llevar un mejor control sobre los Activos fijos de la compañía facilitando todos los procesos de ubicación y mantenimiento.
Ayuda a determinar de manera inmediata Activos fijos inexistentes, que han quedado inutilizados, que están dañados o incluso que hubieran sido hurtados.
Asegura el cálculo preciso de la amortización y la depreciación que sufren los Activos fijos debido al tiempo de uso. Requiere de la identificación de las fechas en que se incorpora maquinaria, sus costos y tiempo de vida estimado.
Ayuda a evitar sanciones fiscales y el cálculo correcto de la depreciación de los Activos fijos disminuirá los impuestos.
Favorece la reducción de gastos al determinarse los lapsos adecuados para el mantenimiento preventivo. Así se evitan paradas innecesarias y se alarga la vida útil de los Activos fijos.
Evita o reduce el robo o hurto de Activos fijos. Al tener mayor control y vigilancia se persuade a cualquier persona de evitar su apropiación indebida. Y favorece la creación de métodos o procesos para recuperar tales activos.
Aunque todo esto pueda parecer complicado, hoy en día existe software y aplicaciones que facilitará la correcta Administración de Activos fijos.
El uso de este tipo de tecnologías permite la realización de cálculos precisos y programar las diversas tareas necesarias para una buena gestión de Activos fijos
¿Cómo se lleva a cabo el Control de Activos fijos?
Para gestionar los Activos fijos de manera eficiente es necesario tener en cuenta los siguientes elementos:
Determinar su ubicación y existencia. De esa forma se evita la pérdida de tiempo buscando por toda la empresa.
Determinar la cantidad exacta de Activos fijos con los que se cuenta. Esto va a ser de mucha utilidad en los cálculos.
Mantener un control periódico del estado y condición en la que se encuentran los Activos fijos. Con ello se programa el mantenimiento y la sustitución o reemplazo en caso de haber alcanzado el máximo de su vida útil.
Definir los tiempos y labores de mantenimiento preventivo para reducir daños y paradas innecesarias que disminuyan la producción.
